पत्र लेखन(Letter-writing)

पत्र सम्प्रेषण का एक सबल माध्यम हैं।दैनिक व्यवहार में पत्र दो व्यक्तियों में कम समय में कम से कम व्यय में एक ऐसा संपर्क सूत्र है जिसमें पत्रों के माध्यम से व्यक्ति अपने हृदय पटल के विभिन्न भावों को ना केवल खोलता है अपितु अपने संबंधों को सुघ्ढ़ भी बनाता है ।

Letters are a powerful medium of communication. In daily practice, a letter is such a communication between two persons in the shortest possible time and in the least amount of time, in which a person can communicate through letters from different parts of his heart. Not only opens up the feelings but also makes your relationship stronger.

पत्र लेखन हेतु आवश्यक बातें
(1) पत्र - लेखन की भाषा शैली सरल, सुबोध, विषयानुकूल होनी चाहिए।
(2) उसकी भाषा मे विषयानुकुल, गरिमा, शालीनता, शिष्टता प्रकट होनी चाहिए।
(3) लेखन सुंदर, सुवाच्य, होना चाहिए, तथा विचारों एवं भावों में स्पष्टता होनी चाहिए।
(4) विराम चिन्हों का आवश्यकतानुसार, यथास्थान प्रयोग होना चाहिए।
(5) शीर्षक, दिनांक, अभिवादन,विषय- वस्तु पत्र की समाप्ति क्रमानुसार होनी चाहिए ।
(6) पत्र को पूर्ण रूप से प्रभावशाली बनाने के लिए, उसमें विषयोचित योग्यता, स्वास्थ्य दृष्टिकोण का भाव होना चाहिए।

Letter Writing Essentials
(1) Letter - The language style of writing should be simple, comprehensible, subject-friendly.
(2) Subject-friendly, dignity, decency, politeness should be manifest in his language.
(3) The writing should be beautiful, legible, and there should be clarity in thoughts and feelings.
(4) Punctuation marks should be used wherever necessary.
(5) Title, date, salutation, subject should be at the end of the letter.
(6) For the letter to be completely effective, it should have a sense of thematic ability, health point of view.

पत्र लेखन के महत्वपूर्ण अंग
(1) प्रेषक का पता और तिथि― पत्र - लेखन के लिए जिस कागज का प्रयोग किया जाता है उसके शीर्षस्थान पर दाहिनी और प्रेषक का पता एक एवं पत्र लेखन की तिथि का उल्लेख होना चाहिए।
उदाहरण के लिए ― टिकरापारा बिलासपुर दिनांक 20 -1-2003
(2) मूल संबोधन – पत्र के बायीं और घनिष्ठता, श्रद्धा या स्नेहसूचक संबोधन होना चाहिए। जैसे पूज्य, माननीय, श्रद्धेय,
श्रीमान्।
प्रति,
श्रद्धेय गुरुदेव।
प्रति,
माननीय आयुक्त ।
प्रति,
निवेदक केंद्रीय हिंदी निदेशालय नई दिल्ली

Important Elements of Letter Writing
(1) Sender's address and date― The letter - the paper used for writing should have the address of the sender and the date of writing the letter on the right hand side of the letter.
For example Tikrapara Bilaspur Dated 20 -1-2003
(2) Original Address – To the left of the letter should be a close, reverent or affectionate address. Like revered, honorable, revered,
Mr.
To,
Revered Gurudev.
To,
Honorable Commissioner.
To,
Requester Central Hindi Directorate New Delhi

जहां पर सम्बोध्य स्पष्ट नहीं होते हैं, वहाँ पर सेवा में प्रति, या पद नाम अथवा समूह का नाम होता है, उसके आगे हाइफन देकर नीचे पद का नाम और संस्था का नाम एवं पता आदि लिखे जाते हैं।
(3) अभिवादन या शिष्टाचार – संबोधन की पंक्ति के अंतिम वर्ण के नीचे से एक नयी पंक्ति प्रारंभ करके अभिवादन या शिष्टाचार सूचक शब्द लिख जाते हैं। इसके अन्तर्गत बड़ों को प्रणाम आदि बराबर वालों को नमस्कार, नमस्ते आदि, छोटे में को शुभाआशीर्वाद, प्रसन्न रहों आदि लिखा जाता है। स्मरणीय है, कि यहां अभिवादन या शिष्टाचार– सूचक शब्द गुरुजनों के लिए प्रयुक्त होता है।
(4) विषय–वस्तु – विषय -वस्तु में पत्र की विषय - वस्तु को अनुच्छेदों में व्यवस्थित रूप में लिखा जाता है।
(5) पत्र की समाप्ति – पत्र की विषय- वस्तु या विषय सामग्री को पूरा करने के बाद पत्र को समाप्त करने के लिए, मंगल कामना सूचक या धन्यवाद सूचक उक्तियों का प्रयोग करके सम्बोध्य के साथ अपने संबंध दर्शाते हुए, अंत में हस्ताक्षर किया जाता है ।
जैसे– धन्यवाद ! आपका आज्ञाकारी या शुभेच्छु, या भवदीय या प्राचार्य
(6) संबोध्य का पता पत्र – पत्र के अंत में संबोध्य व्यक्ति या पद् के नाम का पूरा पता - पत्र की बायीं और लिखा जाता है।

Where the addresses are not clear, there is a copy of the service, or the name of the post or group, followed by hyphen below the name of the post and the name and address of the organization, etc. are written.
(3) Greeting or courtesy – Greeting or courtesy words are written by starting a new line from below the last character of the line of address. Under this, salutations to elders, salutations to equals, namaste etc., good wishes to younger ones, be happy etc. are written. It is to be remembered that here the word greeting or courtesy is used for the teachers.
(4) Theme – In subject-matter, the content of the letter is written in an organized manner in paragraphs.
(5) End of the letter – To end the letter after completing the subject matter or content of the letter, show your relationship with the addressee by using good wishes or thanksgiving expressions. Finally, it is signed.
As- Thank you ! Your obedient or well wisher, or Yours faithfully or principal
(6) Address Letter – At the end of the letter the full address of the name of the person or post to be addressed – is written on the left side of the letter.

पत्रों के प्रकार

Types of letters

पत्र लेखन अनेक प्रकार से होता है, जिसमें, कुछ आदेशात्मक कुछ निवेदिनात्मत, सूचनात्मक, विवरणात्मक, व्यावसायिक पत्र होते हैं, तो कुछ निजी, पारिवारिक पत्र भी होते हैं । इन पत्रों को निम्नलिखित भागों में बाँटा जा सकता है।
(1) औपचारिक पत्र ।
(2) अनौपचारिक पत्र।

There are many types of letter writing, in which, Some are prescriptive, some are informative, informative, descriptive, business letters, some are personal, family letters as well. These letters can be divided into the following parts.
(1) Formal letter.
(2) Informal letter.

औपचारिक पत्रों के अंतर्गत– अधिकारिक अनाधिकारी को पत्र आते हैं । सामान्य व्यक्ति के रूप में लिखे जाने वाले पत्र आधिकारिक पत्र आते हैं, उदाहरण के लिए गैस कनेक्शन, आदि लगाने हेतु । व्यापार, व्यवसाय, शासकीय कार्य आदि विषयों से संबंधित पत्र अधिकारिक पत्र कहलाते हैं।
इसके अंतर्गत पारिवारिक या निजी पत्र आते हैं, इसमें आत्मीयता वैयक्तिकता, विश्वसनीयता, एवं निकटता का भाव व्यक्त होता है, इन पत्रों को व्यक्तिगत पत्र भी कहा जाता है।
जैसे–
उदाहरण– पति-पत्नी के मध्य लिखे जाने वाले पत्र
व्यवसायिक – पत्र
व्यवसायिक जगत में दो पक्षों के बीच होने वाला पत्र – व्यवहार व्यवसायिक पत्र – लेखन की श्रेणी में आता है।
(1)व्यवसायिक पत्रों पर सर्वप्रथम प्रेषक संस्था का नाम, टेलीफोन नंबर, और डाक का पूरा पता होना चाहिए।
(2) पत्र के दाये तरफ दिनांक होना चाहिए।
(3) संबोधन, के पश्चात् विषय– संकेत प्राप्तकर्ता का नाम पता लिखा जाना चाहिए। नीचे पत्र प्रेषक का पूरा नाम, पद,नाम के नीचे प्रबंधक व्यवस्थापक की सील अंकित की जानी चाहिए।

Formal letters come under– letters to official officials. Letters written as a normal person are official letters, for example for installation of gas connection, etc. Letters related to business, business, government work etc. are called official letters.
Under this, family or personal letters come, in which a sense of intimacy, individuality, reliability, and closeness is expressed, these letters are also called personal letters.
eg–
Example– Letters written between husband and wife
Professional – Letter
In the business world, the correspondence between two parties comes under the category of business letter-writing.
(1) Business letters must first contain the name, telephone number, and full postal address of the sending organization.
(2) The date should be on the right side of the letter.
(3) Address, after the subject – The name and address of the recipient should be written. Below the full name of the sender of the letter, the designation, the seal of the manager administrator should be mentioned below the name.

शासकीय – पत्र
शासकीय – पत्र एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय में अथवा दो राज्य सरकारों के बीच, विदेशी कार्यालयों, सरकारी, गैर सरकारी संगठनों के बीच संबंध स्थापित करने हेतु परस्पर प्रेषित किये जाते हैं । इसे अंग्रेजी में ऑफिस ऑर्डर कहते हैं शासकीय पत्र को ऑफिशियल – पत्र कहते हैं ।

Govt – Letter
Official letters are sent from one office to another or between two state governments, to establish relations between foreign offices, government, non-governmental organizations. It is called office order in English, official letter is called official letter.

शासकीय – पत्रों के लेखन में आवश्यक बाते
(1) शासकीय पत्र के सबसे ऊपर दायी और संबंधित कार्यालय, संस्था या सरकार का नाम अंकित होता हैं ।
(2) उसके नीचे कार्यालय से पत्र भेजने की तिथि रजिस्टर (आवक जावक )में अंकित संख्या का उल्लेख होता है।
(3) इसके पश्चात बायी और पहले प्रेषक का पद, नाम पता लिखा रहता है, उसके नीचे बायीं ओर ही पत्र - प्राप्तकर्ता का नाम तथा पत्र लिखा जाता है।
(4) इसके पश्चात स्थान तथा दिनांक का उल्लेख होता हैं। उसके नीचे की पंक्ति से पत्र के प्राय: बीच बीच में विषय का उल्लेख होता है, जैसे छात्रवृत्ति अनुदान हेतु।
(5) पत्र के वर्णित विषय - के पूर्व संबोधन किया जाता है जैसे - महोदय, प्रिय महोदय, मान्यवर ।
(6) पत्र का प्रारंभ संदर्भ देते हुए, किया जाता है।
(7) प्रतिपादित की गई विषय - वस्तु को परिच्छेदों में विभाजित कर लिया लिखना चाहिए।
(8) पत्र में संबंधित वरिष्ठ अधिकारी के आदेश का पूर्णतः समावेश होना चाहिए।शासकीय पत्र की भाषा शिष्ट संयत व विषयनुकूल होनी चाहिए।
(9) शासकीय पत्र सदैव अन्य पुरुष या प्रथम पुरुष में लिखा जाता है । क्योंकि यह पत्र पूर्ण रूप से औपचारिक होता है।
(10) पत्र की समाप्ति पर दायीं और आपका भवदीय, या यथोचित लिखना चाहिए ।
(11)अंत में प्रेषक का नाम, पद लिखकर पद मुद्रा अंकित की जानी चाहिए तथा जिन् संबंधित व्यक्तियों को प्रतिलिपियां भेजी जानी है - तथा अंत में उनकी संख्या का उल्लेख किया जाना चाहिए।

Government - Important things in writing letters
(1) The name of the concerned office, institution or government is written on the top right of the official letter.
(2) The date of sending the letter from the office below it is mentioned in the register (inward and outward).
(3) After this, the name and address of the sender are written on the left and first, the name of the recipient and the letter are written on the bottom left hand side.
(4) After this the place and date are mentioned. From the line below it, the subject is often mentioned in the middle of the letter, such as for scholarship grant.
(5) Address is done before the mentioned subject of the letter like - Sir, Dear Sir, Dear Sir.
(6) The letter is started by giving reference.
(7) The subject matter to be propounded should be divided into paragraphs and written.
(8) The letter should include the order of the concerned senior officer completely. The language of the official letter should be polite, moderate and subject-friendly.
(9) The official letter is always written in the second person or the first person. Because this letter is completely formal.
(10) At the end of the letter, on the right and Your Yours faithfully, or appropriately should be written.
(11)The name of the sender, the post and post seal should be written at the end and the persons concerned to whom the copies are to be sent - and their number should be mentioned at the end.

शासकीय या सरकारी पत्रों के आवश्यक के गुण 1. यथार्थ विषय वस्तु का पूर्णरूपेण प्रतिपादन।
2. संक्षिप्तता होनी चाहिए ।
3. महत्वपूर्ण बातों को इस प्रकार लिखें कि उसमें पूर्णता का भाव आ जाये।
4. सरकारी पत्रों का प्रत्येक अनुच्छेद सुस्पष्ट, क्रमबद्ध, होना चाहिए।
5. पत्र की भाषा सदैव नम्र होनी चाहिए।
6. पत्रों के प्रारूपों में निश्चिता होनी चाहिए।
7. पत्र की भाषा शैली सरल सहज प्रभावोत्पादक परिमार्जित, रोचक, तथा छोटे सुस्पष्ट वाक्यों की शब्दावली से युक्त होनी चाहिए।

Essentials of official or official letters 1. Perfect rendering of the real subject matter.
2. There should be brevity.
3. Write important things in such a way that it gives a sense of completeness.
4. Every paragraph of government papers should be clear, orderly.
5. The language of the letter should always be polite.
6. There should be certainty in the formats of the letters.
7. The language style of the letter should be simple, easily effective, refined, interesting, and with the vocabulary of short, clear sentences.

अर्ध्दशासकीय –पत्र शासकीय पत्रों की औपचारिक शैली पहेली अर्ध्दसरकारी पत्रों के व्यवहार में प्रयुक्त होती है, इसमें एक अधिकारी, दूसरे अधिकारी को व्यक्तिगत नामों से पत्र - व्यवहार करता है। इसमें औपचारिकता का निर्वाह होता है। इसकी भाषा मैत्रीपूर्ण, संयत्,सहज होती है । पत्रों में संबोधन के स्थान पर उपनाम का प्रयोग होता है ।इसकी भाषा का स्वरूप कुछ इस प्रकार होता है - जैसे मुझे आदेश हुआ है, के स्थान पर - मुझे इस बात की प्रसन्नता है, का प्रयोग होता है, तथा अंत में - आपका शुभेच्छु या आपका, अपना का प्रयोग होता है।

Semi-official letter The formal style of official letters is used in dealing with semi-official letters, in which one officer corresponds with another officer in personal names. There is a formality in this. Its language is friendly, moderate and easy. In letters, the surname is used instead of the address. The nature of its language is something like this - as I have been ordered, in place of - I am happy about it, is used, and in the end - your good wishes Or you use your own.

पत्र लेखन एक कला है । इससे जहाँ विचारों को व्यक्त करने की शैली का विकास होता है, वहीं भाषा ज्ञान भी समृध्द होता है। आज हर क्षेत्रों में पत्रों द्वारा कार्य होते हैं। हम अपने रोजमर्रा के जीवन में अपने रिश्तेदारों,सगे संबंधियों और मित्रों को पत्र लिखते रहते हैं।
शासकीय, अशासकीय, व्यवसायिक, पारिवारिक सभी काम प्रायः पत्रों के द्वारा ही होते हैं। पत्र समाचार आदान एवं प्रदान का प्रमुख माध्यम है।

Letter writing is an art. With this, where the style of expressing ideas is developed, language knowledge is also enriched. Today work is done through letters in every field. We keep writing letters to our relatives, relatives and friends in our everyday life.
All the work of government, non-government, business, family is usually done through letters only. Paper is the main medium of news exchange and distribution.

पत्र लेखन कला पर विचार करते समय यह ध्यान रखना चाहिए कि–
1.पत्र किसे लिखा जा रहा है।
2.पत्र का विषय (अन्तर्वस्तु) उसका कलेवर क्या है ?
3. पत्र की संरचना कैसी है ?
4. एक अच्छा पत्र कैसे लिखा जाये।

While considering the art of letter writing, it should be kept in mind that–
1.To whom the letter is being written.
2. What is the subject (content) of the letter?
3. What is the structure of the letter?
4. How to write a good letter.

एक आदर्श पत्र की संरचना में निम्नलिखित बातें ध्यान रखनी चाहिए –
1. जहाँ पत्र लिखा जा रहा है, वहाँ का नाम, दिनांक, साधारण पत्रों में तो केवल दिनांक पत्र के दाहिनी तरफ लिखा जाता है ।
2. पत्र के बाँयी और जिसे पत्र लिखा जा रहा है उसके लिए संबोधन के शब्द तथा अभिवादन लिखा जाता है। जैसे ही अपने से बड़े को – 'आदरणीय', 'पूजनीय', 'पूज्य', 'माननीय', 'मान्यवर', 'महोदय', आदि बराबरी वालों को 'नमस्ते' छोटों के लिए चिरंजीवी 'सस्नेह', आशीष, शुभार्शीवाद

The following points should be kept in mind in the structure of a perfect letter –
1. Where the letter is being written, the name, date, in ordinary letters, only the date is written on the right side of the letter.
2. On the left side of the letter, the words of address and salutation are written for the person to whom the letter is being written. As soon as the elder than yourself - 'Respected', 'Venerable', 'Pujya', 'Honorable', 'Manyvar', 'Sir', etc., 'Namaste' to those who are equal, Chiranjeevi 'affection' for the little ones, blessings, blessings< /font>